Borrado automático de usuarios en Moodle

Con el paso de los años, cualquier plataforma Moodle acumula cuentas de alumnos que no vuelven a entrar. El borrado automático de usuarios en Moodle permite eliminar, de forma programada, las cuentas que llevan un tiempo determinado sin actividad, lo que ayuda a mantener la base de datos limpia y a cumplir con la protección de datos. Os explicamos cómo funciona el plugin Automatic User Deletion, dónde se configura y qué precauciones conviene tomar antes de activarlo.

Instalación del plugin de borrado automático de usuarios en Moodle

El plugin se descarga desde el repositorio oficial de plugins de Moodle. En la pestaña de versiones tenéis que elegir la que corresponda a vuestra instalación; en nuestro caso, para un Moodle 4.5, basta con la versión actual. Al instalarlo aparece un asistente con las opciones de configuración: podéis rellenarlas en ese momento o dejarlas para después.

Si optáis por configurarlo más tarde, lo encontraréis en Administración del sitio > Extensiones > Herramientas de administración > Automatic user deletion. Allí aparecen exactamente las mismas opciones que en el asistente de instalación.

Opciones principales de configuración

Lo primero es la casilla de activación. Mientras esté desmarcada, el plugin no hará nada, así que es buena idea dejarlo desactivado hasta tenerlo todo revisado. Estas son las opciones más importantes:

• Roles protegidos: los administradores nunca se borran, y además podéis marcar otros roles (gestor, profesor, etc.) para excluirlos. Una configuración prudente es proteger todos los roles excepto el de estudiante.
• Comprobación de la configuración: un botón que verifica que todo está bien planteado. Tranquilidad: aunque el plugin esté activado, esta comprobación no borra nada.
• Intervalo de comprobación: cada cuánto tiempo revisa el sistema si hay usuarios que superan el periodo de inactividad.
• Registro (log): el historial de todo lo que va haciendo el plugin, muy útil para auditar qué cuentas se han eliminado.
• Días de inactividad: el número de días sin conectarse a partir del cual se elimina la cuenta.

Anonimizar en lugar de borrar

Una opción muy interesante es la anonimización. En vez de eliminar físicamente al usuario, el sistema lo renombra y le quita todos sus datos personales. Así se conservan, por ejemplo, las participaciones en los foros de un curso, pero sin que se pueda identificar a quién pertenecían.

Notificaciones a los usuarios

El plugin permite enviar dos tipos de correo. Por un lado, un aviso cuando la cuenta ya se ha borrado, con su asunto y su mensaje personalizables. Por otro, y a nuestro juicio más importante, un aviso previo 30 días antes del borrado, en el que podéis indicar al alumno que vuelva a entrar en la plataforma si quiere conservar su cuenta.

Precaución con la formación bonificada

Hay que tener mucho cuidado con este plugin, porque un error de configuración puede provocar un problema serio. Si impartís formación bonificada, no lo activéis: estáis obligados a conservar durante un tiempo los registros de los alumnos para poder demostrar ante una inspección los tiempos de conexión y que han realizado el curso.

Para el resto de plataformas, es una herramienta sencilla que funciona muy bien. Nuestro consejo: probadlo primero en un Moodle de pruebas, proteged bien los roles y activad siempre el aviso previo antes de dejarlo funcionando en producción.