Después de más de un año organizando mis trabajos con Trello, os voy a contar cómo lo usamos y cómo nos ayuda en la gestión diaria de WebProgramacion.
Trello podría definirse como una “app” ideal para gestionar tareas realizadas o no grupo. Pero realmente, y dependiendo del uso que le demos, Trello es mucho más que eso.
Estructuralmente vamos a disponer de una lista de tableros, que tendrán dentro listas y esas listas a su vez tendrán tarjetas las cuales permiten asignar miembros, colgar ficheros, realizar comentarios, etc. Podríamos pensar que las tarjetas son esas tareas que nos ayuda a gestionar, pero las tarjetas pueden también subdividirse ya que disponen de checklists que podrán ser marcados a medida que se van realizando.
Una opción de Trello es organizar cada proyecto en un tablero, y las tareas que vamos a realizar dentro de listas y tarjetas del mismo. Otra opción sería crear un tablero Proyectos y dentro una lista por cada proyecto… Veamos nuestra forma de hacerlo ya que tenemos varios asuntos muy diferentes que organizar y no podemos aplicar la misma estructura para todos ellos.
Organizando la semana
Para organizar la semana usamos un tablero llamado WebProgramacion Semanal con 6 listas de tarjetas (cinco de lunes a viernes y una sexta para el fin de semana). De esta manera cada miembro del equipo sabe qué tiene que hacer y el resto saben qué está realizado o qué ha quedado pendiente.
Organizando el año
En el caso del año, tenemos otro tablero, llamado WebProgramacion Proyectos, donde cada lista es un mes y dentro de ese mes están los proyectos que deben estar en desarrollo durante el mismo. Es un tablero destinado a la planificación a un plazo más largo que el semanal.
Organizando los proyectos
Cada vez que abrimos un nuevo proyecto, abrimos una lista dentro de un tablero que tenemos para proyectos. En cada tarjeta dentro de esa lista, tendremos tareas que realizar, así como documentos y apuntes que necesitamos a lo largo del proyecto.
Por ejemplo, si estamos publicando contenidos al cliente dentro de su campus virtual Moodle, tendremos en esa lista una tarjeta por cada curso que le estemos publicando y dentro de cada tarjeta los documentos (apuntes, vídeos, exámenes, etc.) que vayamos a usar durante el trabajo.
¿Y quién gestiona Trello?
Realmente la organización de Trello es trabajo de mi compañera responsable de organización, Pilar de Castro, donde se encarga de “darle sitio” a todas esas tareas, de revisar qué tareas se realizan y cuales no, y de recalcular la agenda cuando una tarea ha “empujado” a las demás por un incremento en el tiempo de la misma.
Desde la fase de producción, lo que hacemos es “consumir” las tareas, hacer anotaciones que nos facilitan la gestión, descargar documentos que necesitamos para el desarrollo del proyecto, comunicarnos entre diferentes miembros del equipo cuando hacemos tareas entre varios, etc.
Y cuando finalizamos una tarea…
Aquí viene otro punto muy fuerte de Trello, que es que cuando terminamos una tarea (representada en una tarjeta) no la borramos, sino que la archivamos. De esa forma la tarea queda “invisible” y nosotros podemos acceder a ella para consultar cualquier cosa que necesitemos mediante el buscador o mediante un acceso a tarjetas archivadas.
Acceso desde móviles y tablets
Trello lo usamos en el ordenador mediante el navegador con una interfaz riquísima y muy muy usable. También disponemos de app para iOS (iPhone e iPad) y para Android, también con un uso muy agradable y sencillo.
Y ahora lo mejor… El precio
Con la versión gratis ya puedes hacer un trabajo completo, y si necesitamos más posibilidades, por 5$/mes podemos usar Trello Gold. Para nosotros la principal cualidad de Trello Gold es poder subir documentos de hasta 250MB (cada uno) en cada tarjeta (la versión free nos permite 10/MB).
Con Trello bien organizado, como mínimo reducirás el flujo de correos electrónicos para gestionar tareas a la mitad, a la vez que se reducirá el tiempo empleado en buscar una información relativa a un trabajo.
